Privacy policy

Privacy statement Flexbook B.V.

Flexbook is deels de verwerker van de gegevens, Ivoren Wachters B.V. is de juridisch werkgever en zorgt voor de verloning en facturatie van de diensten. https://www.ivorenwachters.nl/hs/privacy-policy.html

Privacybeleid

Flexbook hanteert een privacybeleid en zij houdt zich daarbij aan de op haar rustende privacy wet – en regelgeving waaronder aan de vereisten zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Flexbook respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en alle informatie die u ons verschaft wordt vertrouwelijk behandeld. Zo beschermt Flexbook de privacy van alle medewerkers, sollicitanten en andere bezoekers van haar website en draagt zij er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u aan Flexbook verschaft, niet wordt verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor het is verkregen. Persoonsgegevens worden ook niet langer bewaard dan noodzakelijk en indien van toepassing in overeenstemming met de geldende wettelijke termijn voor bewaring.

Flexbook heeft passende maatregelen genomen teneinde jouw (persoons)gegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking, ongeoorloofde bekendmaking en/of het verlies van deze gegevens. 

Persoonlijke gegevens

Onze website is zo opgezet dat indien jij je wil inschrijven om te gaan werken via Flexbook, je moet registreren door het invullen van persoonlijke gegevens (onder andere NAW gegevens). Je kunt ook een opgave doen van jouw werkverleden en jouw CV en er wordt om informatie over je (jouw))opleidingen gevraagd. De aan Flexbook verschafte (persoonlijke) gegevens worden opgeslagen in de database van Flexbook, op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers bij derden.

Concreet verwerken wij , Flexbook B.V. en Ivoren Wachters B.V. de volgende gegevens van jou bij inschrijving en indiensttreding:

  • Persoonlijke gegevens (naam, adres, contactgegevens);
  • Arbeidscontract(en);
  • Kopie identiteitsbewijs en documentgegevens;
  • Uitgangsuurloon en de inschaling(en) in de cao('s) waarbinnen je werkzaam bent;
  • Werkhistorie;
  • Voorkeuren en beschikbaarheid;
  • Salarisbetalingen;
  • Loonstroken;
  • Profielfoto (vrijwillig);
  • Motivatie;
  • Een overzicht van vaardigheden & competenties;
  • Opleidingen en diploma's;
  • Verklaring Omtrent Gedrag (indien van toepassing);
  • IBAN (bankrekeningnummer);
  • Curriculum Vitae dat je ons hebt verstrekt; en
  • BSN
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Reviews / beoordelingen over uw functioneren die worden ontvangen van opdrachtgevers

Deze (persoons)gegevens heeft Flexbook nodig om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst, passend werk aan te kunnen bieden en om te kunnen ondersteunen tijdens het werk.

Indien je bij ons solliciteert en niet in dienst treedt bij Flexbook, dan zullen wij de door u aan ons verschafte gegevens gedurende maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren.

Jouw persoonsgegevens en de overige gegevens die je aan ons verschaft zullen enkel door ons worden verwerkt in het kader van

  • de uitvoering van onze dienstverlening (te weten: werving en selectie, het matchen van kandidaten aan opdrachtgevers, het uitzenden en ter beschikking stellen van flexibele werknemers aan opdrachtgevers en alle andere activiteiten en processen die daarmee gepaard gaan en die noodzakelijk zijn voor het op een goede en correcte wijze verlenen van onze diensten);
  • het (laten) uitvoeren van identificatie en verificatie handelingen voor het aangaan van jouw arbeidsovereenkomst;
  • de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst en alle daarbij behorende activiteiten; en
  • op ons of op derden rustende wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld in het kader van de Ziektewet),

Nadat een medewerker is ingeschreven bij Flexbook, worden zijn/haar gegevens voor zover wettelijk verplicht en voor zover noodzakelijk en wenselijk in het kader van de uitvoering van de uitzendwerkzaamheden en de dienstverlening voor de opdrachtgever waar de medewerker gaat werken inzichtelijk gemaakt zodra de match definitief tot stand komt.

Dit betekent bijvoorbeeld dat jouw profielfoto, jouw functie, jouw NAW gegevens, jouw contactgegevens, jouw motivatie, foto inzichtelijk zijn voor onze opdrachtgevers in ons beveiligde Flexbook portaal en app. Indien een medewerker een dienst aanneemt, dan ontvangt de opdrachtgever hiervan een bevestiging van de betreffende medewerker, vergezeld van de mededeling dat de overige gegevens van de betreffende medewerker inzichtelijk zijn in het portaal.

Recht op inzage en correctie of verwijdering van jouw gegevens (recht op vergetelheid)

De persoonsgegevens die wij van jou verwerken zijn inzichtelijk in de app/webapp voor medewerkers. U heeft het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Neem hiervoor contact met ons op via de contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou daarbij vragen om jezelf adequaat te identificeren. Hierna kunt u verzoeken bepaalde gegevens te verbeteren of  aan te vullen.

Indien je een beroep doet op jouw recht van vergetelheid (ofwel jouw Right to be Forgotten) zoals opgenomen in de AVG, dan zullen wij daar – indien gerechtvaardigd en toegestaan op grond van geldende wet –en regelgeving – gehoor aan geven door al jouw gegevens die bij ons zijn verwerkt te wissen.

Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (recht van data portabiliteit)

Indien je een rechtmatig beroep doet op jouw recht van data portabiliteit, zullen wij de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm (te weten: in de vorm van één of meerdere CSV-bestanden) aan je ter beschikking stellen of - indien u dat verzoekt – overdragen aan een door u aan te wijzen derde.

Profielfoto

Indien u jouw profielfoto uploadt (dit is vrijwillig), geef je daarmee toestemming voor het bewaren en het publiceren daarvan in de app / webapp voor opdrachtgevers en de interne planningsapplicatie van Flexbook. Op elk moment kan je zelf jouw profielfoto wijzigen, maar je kunt ons ook verzoeken om jouw profielfoto te verwijderen of te vervangen.

Voor opdrachtnemers

In het kader van de onze dienstverlening en in het kader van de uitvoering van de opdrachten en van de overeenkomsten met onze opdrachtgevers, verzamelen en verwerken wij de namen en de contactgegevens van onze contactpersonen bij onze opdrachtgevers. Deze gegevens slaan wij op in een beveiligde omgeving op onze eigen servers of bij servers van derden. De gegevens worden enkel gebruikt om uitvoering te geven aan de diensteverlening, onze opdrachten en overeenkomsten en om onze opdrachtgevers nieuwsbrieven en andere Flexbook gerelateerde berichten te zenden.  

Doel verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens met het doel om uitvoering te geven aan de de dienstverlening van Flexbook zoals hierboven gedefinieerd).

De aan Flexbook verschafte gegevens worden voorts gebruikt om u te berichten over beschikbare diensten bij onze opdrachtgevers op basis van jouw wensen en kwaliteiten.

Via de instellingen in de app kunt u op elk moment aangeven of u e-mail of push berichten wenst (of niet wenst) te ontvangen.

Verstrekken gegevens aan derden

Jouw gegevens zullen niet zonder jouw toestemming worden verstrekt aan derden, tenzij dit wordt gedaan in het kader van de onze dienstverlening (matchen via de app) (zoals hierboven gedefinieerd).  

Jouw naam, telefoonnummer en e-mail adres kunnen ook tijdelijk (maximaal twee weken) door Flexbook worden opgeslagen in een beveiligd en versleuteld systeem van een leverancier van Flexbook om zodoende chatberichten, mailings, sms-berichten en pushnotificaties aan u te kunnen verzenden.

Daarnaast zal Flexbook enkel jouw gegevens verstrekken aan derden indien zij hiertoe verplicht is op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting of indien de ontvanger kan aantonen dat op hem een wettelijke verplichting rust om in het bezit te zijn van bepaalde gegevens.


Nieuwsbrieven en automatische berichtgeving 

Om de verbondenheid met onze medewerkers te behouden en te vergroten, zendt Flexbook nieuwsbrieven en andere automatische berichtgeving aan haar medewerkers. Indien je op enig moment geen nieuwsbrieven of andersoortige automatische berichtgeving wenst te ontvangen, kan je op elk moment kosteloos uitschrijven middels het reageren op nieuwsbrief of anders.

Ook aan onze opdrachtgevers zenden wij automatische berichtgeving. Voor onze opdrachtgevers geldt ook dat indien op enig moment je geen nieuwsbrieven of andersoortige automatische berichtgeving wenst te ontvangen, je op elk moment kosteloos kunt uitschrijven via link die is aangegeven onderaan de e-mail die u ontvangt.

Social Media Platforms

Het is mogelijk om je aan te sluiten bij social media platforms waaronder Facebook, Linkedin en Instagram. Indien je hieraan deelneemt, is het mogelijk om content te delen. Flexbook is echter niet verantwoordelijk voor de informatie die je via haar social media  platforms deelt. Zij heeft ook geen invloed op hoe deze informatie door anderen wordt verzameld, opgeslagen en/of wordt gedeeld.

Links naar derden

De internet site Flexbook.nl en de Flexbook app bevatten links naar internetsites van derden. Indien je gebruik maakt van een dergelijke link, is Flexbook niet verantwoordelijk voor en kan zij geen garanties geven voor een juiste verwerking van jouw gegevens. Wij raden je aan om kennis te nemen van het privacy statement van de betreffende derde partij waarnaar je via de link wordt doorgeleid. Het plaatsen van een link op onze website kan niet worden opgevat als goedkeuring door Flexbook van de achterliggende informatie en eventuele daarbij behorende gegevensverwerking.

Indien je een vermoeden hebt van een data lek, verzoeken wij je vriendelijk om direct contact met ons op te nemen.

Bent je van mening dat Flexbook een inbreuk maakt op geldende privacy wetgeving of enig ander wettelijk voorschrift, dan vernemen wij dat graag van en kan je eveneens contact met ons opnemen door gebruikmaking van onze contactpagina op deze website.

Expliciete toestemming

Door akkoord te gaan met dit Privacy Statement stemt u expliciet in met hetgeen is opgenomen in dit statement.

Disclaimer

Flexbook wijst alle aansprakelijkheid af voor iedere vorm van schade ontstaan door het gebruik van deze website/app of door de inhoud daarvan, dan wel door gebruik van andere websites die via hyperlinks aan deze website zijn gekoppeld.

Flexbook streeft ernaar alle documenten en bestanden die zij op deze website/app plaatst voorafgaand aan de plaatsing te controleren op virussen. Wij kunnen echter niet garanderen dat deze documenten en bestanden geen virussen bevatten. Flexbook aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor (directe of indirecte) schade of verlies, zulks in de ruimste zin des woords, als gevolg van eventuele virussen.

De informatie die op deze website/app wordt verstrekt, kan op elk moment zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd.

Het is Flexbook toegestaan om dit privacy statement waar nodig aan te passen. Indien je eventuele aanpassingen wil volgen, raden wij je aan om deze pagina regelmatig te raadplegen.

Contact: Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@flexbook.nl