Privacy policy

1. Algemeen

Flexbook.nl is een website van Ivoren Wachters B.V. Dit privacy beleid beschrijft het beleid van Ivoren Wachters B.V. met betrekking tot het verzamelen, gebruiken, opslaan, delen en beschermen van uw persoonsgegevens (“Privacy beleid”). Dit Privacy beleid is van toepassing op de website Flexbook.nl (“Website”) en alle gerelateerde websites, applicaties, diensten en tools waarin naar dit beleid wordt verwezen (hierna te noemen “Diensten”), ongeacht de wijze waarop u toegang heeft verkregen, inclusief toegang of gebruik met behulp van mobiele apparatuur. Ivoren Wachters B.V. is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar flexwerkers, kandidaten en werknemers, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.


Reikwijdte en toestemming: 
Door gebruik te maken van Flexbook.nl en daaraan gerelateerde Diensten, stemt u uitdrukkelijk in met het verzamelen, gebruiken, bekendmaken en bewaren door ons van uw persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens, zoals beschreven in dit Privacy beleid en onze gebruikersvoorwaarden. Ivoren Wachters kan dit Privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen. Wij raden u dan ook aan deze regelmatig te lezen. Substantiële wijzigingen in ons Privacy beleid zullen wij mededelen op onze Website. Het gewijzigde Privacy beleid zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op onze Website is geplaatst. Dit Privacy beleid is van kracht vanaf 01 september 2014.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij

U kunt onze Website bezoeken zonder u te hoeven aanmelden door middel van het registreren van een account. Wanneer u besluit om ons uw persoons- en /of bedrijfsgegevens te verstrekken, stemt u ermee in dat die gegevens worden verzonden naar en opgeslagen worden op onze servers. Wij verzamelen de volgende soorten persoons- en/of bedrijfsgegevens:

Gegevens die wij automatisch verzamelen: Wanneer u onze websites bezoekt, onze applicaties, Diensten en tools gebruikt of op opdrachten of overige content reageert, verzamelen wij automatisch de gegevens die naar ons worden gestuurd door uw computer, mobiele apparatuur of ander apparatuur waarmee u toegang heeft. Deze gegevens omvatten maar zijn niet beperkt tot:

  • de unieke identificatie van het toestel of mobiele apparaat, soort toestel of apparaat, informatie over uw geografische locatie, informatie over computer en verbinding, statistieken betreffende bekeken pagina’s, verkeer van en naar Flexbook.nl, verwijzende URL, advertentiegegevens, en IP-adres; en
  • informatie die wij verzamelen met behulp van cookies en webbeacons.
  • persoonsgegevens van de flexwerker (waaronder kandidaten, uitzendkrachten, sollicitanten en vast personeel)

Op het moment dat u uw gegevens invult op onze website of u zich inschrijft op onze vestigingen, worden uw persoonsgegevens vastgelegd voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, Managed Services, payroll, werving & selectie, salarisadministratie en personeelsmanagement. Uw persoonsgegevens worden verwerkt (1) om u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, (3) om een werknemers- of personeels/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden, (4) om een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen (5) voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling, waaronder training en opleiding, (6) voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole, (7) om wet- en regelgeving na te kunnen komen,  en om (8) onze opdrachtgevers een goed beeld te geven van u en uw presteren in voorgaande werkzaamheden die u via ons hebt verricht.
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens 
  • geboortegegevens, leeftijd, burgerlijke staat, geslacht,
  • pasfoto, nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning, VAR
  • curriculum vitae (CV), motivatie brief, informatie over opleiding en werkervaring, referenties en getuigschriften
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Reviews / beoordelingen over uw functioneren die worden ontvangen van opdrachtgevers

Ivoren Wachters B.V. legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘gevoelige persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.  

Ivoren Wachters B.V. kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere Ivoren Wachters entiteiten, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een rechterlijk vonnis. Uw Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Ivoren Wachters B.V. heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.  

persoonsgegevens van zakelijke relaties

(opdrachtgevers, leveranciers, verkopers en elke andere instantie waar wij persoonsgegevens verzamelen van de werknemers van het bedrijf) 
Ivoren Wachters B.V. verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.   We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens: namen, contactgegevens, functies, logo, beschrijving onderneming en reviews die door flexwerkers zijn gegeven over uw onderneming van contactpersonen. Ivoren Wachters B.V. kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Ivoren Wachters entiteiten, aan sollicitanten, kandidaten, flexwerkers, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Ivoren Wachters B.V. hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een rechterlijk vonnis in die zin. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Ivoren Wachters B.V. heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Beveiligingsmaatregelen: Ivoren Wachters B.V. doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, is Ivoren Wachters B.V. met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

3. Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens

U stemt ermee in dat wij uw verzamelde persoonsgegevens (zie hierboven) kunnen gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • om u toegang te geven tot onze Diensten en klantenondersteuning te leveren door middel van email of per telefoon;
  • om mogelijk verboden of illegale activiteiten, fraude en inbreuken op de beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken, en onze gebruikersvoorwaarden te;
  • om onze Diensten, content en advertenties op u af te stemmen, te meten en te verbeteren;
  • om contact met u op te nemen, via e-mail, push notificatie, tekstbericht (SMS) of telefonisch, om u te informeren over onze Diensten ten behoeve van gerichte marketingactiviteiten, updates en promotionele aanbiedingen, gebaseerd op uw berichtvoorkeuren, of voor enige andere doeleinden voor zover beschreven in dit Privacy beleid; en
  • om de facturatie en financiële afhandeling te regelen
  • om u andere diensten te verlenen waarom u heeft verzocht, als beschreven toen wij de gegevens verzamelden.


Gegevens delen met en registratie op social media sites: 
Wij kunnen sign-on Diensten aanbieden die het u mogelijk maken om met behulp van uw inloggegevens op andere websites toegang te krijgen tot de website Flexbook.nl of gerelateerde websites. We kunnen ook Diensten aanbieden die het u mogelijk maken om gegevens te delen met social media websites van derden, zoals Facebook, Google Plus en Twitter.

Indien u ons toegang geeft tot bepaalde persoonsgegevens die zijn opgeslagen op websites van derden, zal de reikwijdte van deze toegang tot persoonsgegevens verschillen per website en zal deze worden bepaald door uw eigen browser instellingen evenals door uw toestemming. Indien u uw account bij een derde partij wenst te verbinden aan uw Ivoren Wachters account en u ons toestemming geeft tot deze gegevens, stemt u ermee in dat wij gegevens van deze derde websites kunnen verzamelen, gebruiken en opslaan in overeenstemming met dit Privacy beleid.

Doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden: Wij kunnen uw persoonsgegevens bekend maken aan derden in overeenstemming met dit Privacy beleid en de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen:

  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
  • indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals fraude, bedrog of vervolging); of
  • indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.
  • indien andere derden waaraan u toestemming heeft gegeven om uw gegevens te delen met Flexbook.nl (bijvoorbeeld in het kader van de invulling van een geplaatste opdracht).
  • indien ondernemingen waarmee wij in het kader van een reorganisatie van plan zijn te fuseren of waardoor wij worden overgenomen.

Zonder het voorgaande te beperken, zullen wij - in ons streven om uw privacy te respecteren en de website vrij te houden van kwaadwillende personen of partijen - uw persoonsgegevens overigens niet bekend maken aan rechtshandhavers, andere overheidsfunctionarissen of andere derden zonder gerechtelijk bevel of formeel verzoek van de overheid in overeenstemming met geldende wetgeving, tenzij wij te goeder trouw menen dat de bekendmaking van informatie noodzakelijk is om een dreigend letsel of dreigende financiële schade te voorkomen of om vermeende illegale activiteiten te melden.

Gegevens die u deelt op Flexbook.nl: Op onze website hebben gebruikers de mogelijkheid om opdrachten, reviews, CV’s en andere gegevens met andere gebruikers te delen, waardoor deze gedeelde informatie voor andere gebruikers toegankelijk wordt.

Wij raden u sterk aan om, indien u onze website bezoekt vanaf een gedeelde computer of een computer in een internetcafé, na elke sessie uit te loggen. Wanneer u niet wilt dat de gedeelde computer u en/of uw gegevens onthoudt, dan zult u de cookies en/of de geschiedenis van uw website bezoek moeten verwijderen.

4. Marketing Doeleinden

U gaat ermee akkoord dat wij de door ons verzamelde gegevens mogen gebruiken om u, al dan niet gepersonaliseerde, aanbiedingen te sturen of telefonisch contact met u op te nemen voor producten of Diensten van Ivoren Wachters die interessant voor u zouden kunnen zijn.

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij kunnen uw gegevens combineren met gegevens die wij van andere bedrijven verzamelen en deze gebruiken om onze Diensten en functionaliteit te verbeteren en te personaliseren.

Wanneer u geen marketingberichten van ons wenst te ontvangen, kunt u uw berichtvoorkeuren aangeven door ons een mail te sturen naar info@flexbook.nl.

5. Cookies

Wanneer u onze Diensten gebruikt, kunnen wij of onze service providers, cookies (gegevensbestandjes op de schijf van uw toestel of mobiele apparaat) of webbeacons (elektronische beelden die in de code van een webpagina worden geplaatst) plaatsen. Wij gebruiken deze cookies, om ons te helpen u te identificeren als gebruiker, om u een betere gebruikerservaring op onze website(s) te bieden, om de promotionele effectiviteit te meten en om vertrouwen en veiligheid te bevorderen en te verzekeren op onze website.

U kunt de meeste browsers zo instellen dat cookies geweigerd worden of dat u op de hoogte gesteld wordt wanneer u cookies ontvangt. Onder ‘Help’ in de toolbar van de meeste browsers vindt u instructies om de browser instellingen (m.b.t. cookiegebruik) aan te passen. Ook kunt u zich viahttp://www.google.nl/privacy_ads.html afmelden voor het plaatsen van cookies door Google en haar derden.

Als cookies worden geweigerd bestaat de kans dat bepaalde diensten of elementen van de website niet optimaal functioneren. Eveneens is het voor ons niet mogelijk om eventuele problemen op de website (m.b.t. gebruikerservaring) te herkennen en hier actief op in te spelen.

6. Toegang tot, bekijken en aanpassen van uw persoonsgegevens

Ivoren Wachters behoudt zich het recht om u verdere toegang tot Flexbook.nl te ontzeggen zonder opgave van reden. Wij zullen uw persoonsgegevens en accountgegevens niet wijzigen mits dit in onderling overleg wordt afgesproken. U kunt uw gegevens zelf aanpassen door in te loggen op uw Flexbook account. Indien u uw account bij ons wilt sluiten, dan kunt u ons daartoe een verzoek sturen. Wij zullen uw verzoek verwerken binnen een redelijke termijn en uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Anderzijds kunt u ook contact opnemen met Customer Support op info@flexbook.nl voor het inzien van uw persoonsgegevens die wij opslaan en die niet direct raadpleegbaar zijn op Flexbook, tenzij Ivoren Wachters op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet gehouden is deze inzage te verschaffen. Wanneer u nog vragen heeft, kunt u met ons contact opnemen, met als onderwerp ‘Verzoek Privacybeleid’:

- door te schrijven naar Ivoren Wachters B.V., t.a.v. Customer Support, Admiraal de Ruyterweg 175, 1056 GC Amsterdam

7. Bescherming en opslag van uw persoonsgegevens

Wij beschermen uw gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls, versleuteling van gegevens, en fysieke en administratieve toegangscontroles tot aan de data en servers. Indien u toch denkt dat er misbruik is gemaakt van uw account, dan kunt u contact opnemen via info@flexbook.nl.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en verwijderen persoonsgegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden.

8. Andere informatie

Misbruik en ongevraagde commerciële communicatie (“spam”): Wij tolereren geen misbruik van onze Website. U heeft geen toestemming om andere gebruikers van Flexbook.nl toe te voegen aan uw mailinglist (e-mail of post), zelfs niet wanneer een flexwerker voor u heeft gewerkt, tenzij de betreffende flexwerker daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd. Mocht u merken dat iemand misbruik maakt van onze website (spam of spoof e-mails), dan verzoeken wij u om een e-mail te sturen naar info@flexbook.nl Indien u denkt dat u een beveiligingslek in een door Ivoren Wachters gehoste website heeft ontdekt, dan verzoeken wij u om ons een e-mail te sturen naar info@flexbook.nl met een uitleg van de door u ontdekte kwetsbaarheid van onze website.

Derden: Tenzij uitdrukkelijk anders wordt bepaald in dit Privacybeleid, is dit Privacybeleid uitsluitend van toepassing op het gebruik en de doorgifte van informatie die wij van u verzamelen. Flexbook.nl heeft geen controle over het privacybeleid van derden dat mogelijk op u van toepassing is. Wanneer wij samenwerken met derden of tools van derden gebruiken om bepaalde diensten te verlenen, zullen wij uitdrukkelijk aangeven welk privacybeleid op u van toepassing is. We moedigen u daarom aan om vragen te stellen voordat u uw persoonsgegevens bekend maakt aan anderen.

Contact: Mocht u nog vragen hebben over Ivoren Wachters en onze Website dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@flexbook.nl